Media Defence s'engage à opérer avec la plus grande intégrité et à promouvoir une culture de responsabilité. Nous appliquons une politique de tolérance zéro en matière de corruption et nous nous engageons à agir avec professionnalisme, équité et intégrité dans toutes nos relations et transactions commerciales, où que nous opérions, et à mettre en œuvre et appliquer des systèmes efficaces de lutte contre la corruption.
Objectif
Cette politique décrit les mesures prises par Media Defence pour prévenir la corruption et les procédures à suivre en cas de corruption avérée. Elle vise à permettre à l'organisation de respecter l'ensemble des lois relatives à la lutte contre la corruption dans tous les pays où elle exerce ses activités, notamment, au Royaume-Uni, la loi britannique de 2010 sur la corruption (la Loi), qui s'applique aux agissements commis au Royaume-Uni et à l'étranger.
Domaine
Cette politique s'applique à tous les employés, bénévoles, administrateurs, organisations partenaires, bénéficiaires de subventions, consultants, entrepreneurs, personnel détaché et fournisseurs de services travaillant avec Media Defence.
Législation pertinente
Loi sur la corruption 2010
Documents connexes
1.1. Code de conduite du personnel
1.2. Code de conduite des partenaires
1.3. Manuel des finances et des opérations
1.4. Politique d'approvisionnement
1.5. Politique de signalement
1.6. Politique disciplinaire
Définitions
Corruption : Un pot-de-vin est une incitation ou une récompense offerte, promise ou fournie dans le but d’obtenir indûment un avantage commercial, contractuel, réglementaire ou personnel, ce qui peut constituer une infraction en vertu de la Loi, à savoir :
• donner ou offrir un pot-de-vin ;
• recevoir ou demander un pot-de-vin ; ou
• corrompre un fonctionnaire.
Exemples de corruption :
• un fournisseur potentiel vous offrant de l'argent ou un cadeau afin d'influencer un processus d'appel d'offres
• un candidat à l'emploi qui vous propose de vous payer pour augmenter ses chances d'obtenir un emploi
• Offrir un cadeau (par exemple, une hospitalité excessive) à un fonctionnaire local en échange de l'approbation d'une inscription/demande
• Offrir un paiement à un fonctionnaire afin d’accélérer ou de mener à bien une procédure qu’il est autrement tenu d’effectuer, comme le dédouanement ou le contrôle des frontières/de l’immigration.
En vertu de la loi anti-corruption, il est illégal de donner ou de recevoir un pot-de-vin, et les organisations sont responsables des pots-de-vin reçus ou versés en leur nom lorsqu'elles n'ont pas mis en place de procédures préventives adéquates.
Paiements de facilitation : Les paiements de facilitation sont des paiements incitant des fonctionnaires à accomplir des tâches courantes qu'ils sont normalement tenus d'effectuer. Ces paiements constituent des pots-de-vin et ne sont pas exemptés par la loi anti-corruption. Ils n'incluent pas les frais administratifs obligatoires ni les frais liés aux services accélérés légitimes.
Cadeaux et hospitalité : Ces cadeaux peuvent aller de petits présents (comme des agendas) à des invitations onéreuses (billets pour des événements importants, voyages, etc.). Les dépenses d'accueil ou de promotion proportionnées et raisonnables, visant à mettre en valeur des biens ou des services ou à témoigner de bonnes relations, ont peu de chances d'être considérées comme de la corruption. Cependant, des cadeaux et des invitations somptueux peuvent servir à dissimuler des pots-de-vin destinés à inciter à des comportements inappropriés (par exemple, pour fausser l'issue d'un appel d'offres).
Responsabilités
Media Defence fait confiance à tous les membres de l'organisation pour jouer un rôle proactif dans l'amélioration de sa politique et de ses pratiques anticorruption.
Administrateurs : Les administrateurs assureront le leadership, fourniront les ressources et apporteront un soutien actif à la mise en œuvre de cette politique. Ils sont responsables de veiller à ce que cette politique et toutes les politiques connexes soient adaptées à leur objectif et respectées.
Directeur général (PDG) et directeur financier et opérationnel (DFO)
Le directeur général est responsable de la mise en œuvre cohérente et hiérarchique de ces politiques et procédures. Le directeur général et le directeur financier et des opérations piloteront activement et visiblement la politique et les pratiques anticorruption de l'organisation.
Le directeur financier et opérationnel est chargé de veiller à ce que l'esprit de cette politique soit intégré à tous les aspects de la gestion du personnel de Media Defence, notamment le recrutement, la promotion, la formation, l'évaluation des performances, la rémunération et les primes, et que ces politiques soient constamment améliorées en consultation avec le personnel.
Le directeur financier et opérationnel est également chargé de veiller à ce que l'esprit de cette politique soit intégré à tous les aspects de la gestion financière de Media Defence, y compris la comptabilité d'entreprise, les cadeaux, les dépenses du personnel et les dons, et que ces politiques soient constamment améliorées en consultation avec le personnel.
Gestionnaires: Les responsables sont chargés de veiller à ce que leurs subordonnés directs et leurs partenaires de projet rendent des comptes. Ils doivent s'assurer que leurs projets sont correctement planifiés et que les risques sont évalués et gérés conformément à la présente politique.
Personnes: Il incombe à chacun de ne pas donner ni recevoir de pots-de-vin et de dénoncer toute situation susceptible de provoquer une corruption. Il leur incombe également de signaler tout cas de corruption dont ils ont connaissance, conformément aux procédures décrites dans la présente politique.
Prévention de la corruption
Engagement de haut niveau
Media Defence s'engage à lutter contre la corruption au plus haut niveau. Sa politique de tolérance zéro en matière de corruption est clairement affichée sur son site web et dans ses politiques internes.
L'évaluation des risques
Media Defence évalue annuellement les risques de l'organisation en consultation avec le personnel et examine les risques
présenté par la corruption dans le cadre de cela.
Media Defence reconnaît que la menace de corruption varie selon les pays, les secteurs d'activité, les partenaires et les transactions, et que notre organisation doit adapter sa réponse à ces risques. Par conséquent, les projets impliquant une collaboration avec des partenaires ou à l'étranger font l'objet d'une évaluation des risques individuelle, en plus de l'évaluation annuelle des risques de l'organisation.
Les documents d'évaluation des risques sont disponibles sur le site web de la Charity Commission. ici.
Recrutement
Media Defence reconnaît que les bonnes pratiques anticorruption commencent dès l'embauche. C'est pourquoi l'entreprise exige un engagement à prévenir la corruption dans toutes les descriptions de poste. De plus, un programme complet de communication et de formation du personnel est mis en place (voir section 8).
Travailler à l'étranger
Le personnel en charge de projets à l'étranger recevra une formation anticorruption avant de débuter ses missions. Le personnel effectuant des déplacements professionnels à l'étranger devra prendre en compte la corruption et les mesures de prévention dans son évaluation des risques liés aux voyages. Les responsables doivent évaluer et gérer les risques associés au travail dans certains pays ou secteurs avant le début des missions.
Collaboration avec les fournisseurs de services et partenariats
Media Defence est passible de poursuites en vertu de la loi anti-corruption si une personne qui lui est « associée » corrompt une autre personne dans le but d'obtenir ou de conserver des marchés ou un avantage commercial pour Media Defence. La définition d'« associé » dans cette loi est volontairement large et inclut les personnes physiques, les entités constituées en société ou non, qui fournissent des services à Media Defence (et non seulement des biens) ou qui agissent pour le compte de Media Defence en tant que partenaire ou mandataire.
Media Defence exige que toutes les personnes travaillant avec les bénéficiaires de subventions et les partenaires au nom de Media Defence veillent à ce que :
Les bénéficiaires et les partenaires sont sélectionnés selon un processus de sélection transparent et concurrentiel. Consultez la politique d'octroi de subventions de Media Defence pour plus d'informations.
• une vérification préalable est effectuée sur les bénéficiaires et les partenaires avant la conclusion des contrats (voir 8).
• Tous les bénéficiaires de subventions et les fournisseurs sont informés de la politique anticorruption de Media Defence et reçoivent un exemplaire pour en informer leur propre personnel.
• Les accords contractuels interdisent explicitement de donner ou de recevoir des pots-de-vin au nom de Media Defence.
Dons caritatifs et politiques
Une contribution politique est un don fait à un homme ou une femme politique, à un parti politique ou à une campagne politique. Les organismes de bienfaisance n'étant pas autorisés à faire de dons politiques, Media Defence n'en est pas autorisé à faire.
Le personnel doit s'assurer que tout don reçu par Media Defence ne constitue pas une incitation à des agissements répréhensibles. Tous les dons doivent être approuvés par le PDG, le directeur financier et des opérations ou le président du conseil d'administration de Media Defence.
Communication
L'ensemble du personnel et des fournisseurs doivent comprendre et respecter la politique anti-corruption de Media Defence. Afin de garantir la bonne communication de cette politique, Media Defence :
• publie cette politique sur l'intranet du personnel et sur son site web externe
• révise et publie son code de conduite afin d'interdire explicitement de donner ou de recevoir des pots-de-vin et veille à ce que les individus y adhèrent annuellement.
• Informe tout le personnel de la politique anti-corruption de Media Defence, au minimum dans le cadre de l'intégration au sein de l'organisation.
• Sensibilise régulièrement tous les administrateurs, le directeur général, les directeurs et les personnes travaillant avec les bénéficiaires et les partenaires aux politiques anticorruption
Procédures
Que doivent faire les employés si on leur offre ou leur demande un pot-de-vin :
Les individus doivent refuser toute demande ou offre de pots-de-vin, et la position anticorruption de Media Defence doit être clairement affichée. Pour des exemples concrets et des pistes de solution, consultez le rapport « Résister à l’extorsion et à la sollicitation dans les transactions internationales » de Transparency International. ici.
• Si un paiement est exigé sous la menace de violence physique ou de préjudice, la personne concernée doit payer et quitter les lieux sans crainte ni représailles, en signalant l'incident à son supérieur hiérarchique dans les plus brefs délais. Les responsables doivent planifier leurs opérations et mettre en place des procédures de sécurité afin de réduire le risque de demandes de paiement sous la contrainte.
Là où la corruption est soupçonnée ou lorsqu'elle se produit :
Afin de permettre une enquête approfondie, le personnel doit consigner les détails de tout acte de corruption, qu'il s'agisse de tentatives ou de demandes de corruption, dès que possible après les faits. Tout cas de corruption avérée ou potentielle doit faire l'objet d'une enquête approfondie et rapide menée par un directeur, conformément à la politique de signalement de Media Defence.
Les objectifs d'une enquête devraient être les suivants :
• Confirmer si un pot-de-vin a été versé ou non, et identifier le responsable.
• Vérifier si les contrôles internes et les procédures anticorruption ont fonctionné dans la pratique.
• Identifier les améliorations à apporter aux procédures anticorruption.
En fonction des conclusions de l'enquête, des mesures seront prises. Il peut s'agir de sanctions disciplinaires à l'encontre du personnel concerné ou d'un signalement externe auprès des organismes suivants :
• Un haut responsable ou un directeur d'une autre organisation, si la personne qui verse le pot-de-vin appartient à cette organisation
• Les services de police/forces de l'ordre locaux (le cas échéant)
• Serious Fraud Office (au Royaume-Uni, principal responsable de la loi britannique sur la corruption)
• Ministère compétent où le pot-de-vin a été versé
• La Commission des organismes de bienfaisance, si l’affaire est considérée comme un « incident grave »
Consultez les politiques disciplinaires et de signalement de Media Defence pour plus d'informations.
Surveillance et examen
Cette politique sera révisée annuellement ou après un changement important dans les opérations ou un incident important, selon la première éventualité, en consultation avec le personnel de la Défense des médias.
Révisé en octobre 2019